Kualifikasi (Kriteria yang Dibutuhkan):

Pendidikan:

– Pendidikan minimal S1 dari berbagai disiplin ilmu, meskipun jurusan administrasi, manajemen, atau komunikasi akan menjadi nilai tambah.

Pengalaman:

– Pengalaman kerja minimal 1 tahun di posisi yang sama atau di bidang administratif yang serupa.

– Pengalaman dalam menangani tugas administrasi yang mendetail dan manajerial.

Keterampilan:

– Keterampilan komunikasi yang sangat baik (baik lisan maupun tulisan).

– Kemampuan manajerial dan organisasi yang baik.

– Keterampilan multitasking dan mampu mengelola berbagai tugas secara bersamaan.

– Keterampilan dalam penggunaan perangkat lunak kantor (Microsoft Office, Google Suite, dll).

– Kemampuan untuk menyusun laporan dan dokumen secara rapi dan jelas.

– Kemampuan dalam merencanakan dan mengatur agenda serta kegiatan sehari-hari.

Sifat & Karakter:

– Memiliki kemampuan interpersonal yang baik, sabar, dan fleksibel.

– Teliti, detail, dan mampu bekerja dalam tekanan.

– Profesional dan menjaga kerahasiaan informasi.

– Jobdesk (Tugas dan Tanggung Jawab) Personal Assistant:

Manajemen Waktu dan Agenda:

– Mengatur jadwal dan agenda harian, mingguan, atau bulanan atasan.

– Mengatur pertemuan, rapat, dan janji penting, serta memastikan semua kegiatan berjalan lancar.

– Menyusun reminder untuk tugas atau pertemuan penting.

Komunikasi dan Koordinasi:

– Mengelola komunikasi antara atasan dan pihak lain, termasuk mengelola email, telepon, dan korespondensi lainnya.

– Menyusun surat atau dokumen yang diperlukan atas nama atasan.

– Tugas Administrasi dan Organisasi:

– Menyiapkan dokumen dan laporan sesuai kebutuhan atasan.

– Mengelola arsip dan file baik secara digital maupun fisik.

– Mengatur perjalanan dinas, termasuk tiket, akomodasi, dan transportasi.

Pengelolaan Tugas Khusus:

– Melakukan riset atau pengumpulan informasi yang diperlukan untuk proyek atau keputusan penting.

– Menyusun presentasi atau materi lainnya yang diperlukan atasan.

– Menangani tugas-tugas ad-hoc sesuai instruksi atasan.

Hubungan Eksternal dan Internal:

– Mewakili atasan dalam berkomunikasi dengan pihak eksternal atau internal perusahaan.

– Memastikan kelancaran komunikasi antara atasan dengan tim atau klien.

Pemantauan dan Evaluasi Tugas:

– Memantau dan memastikan bahwa proyek atau tugas yang diberikan kepada atasan dapat terlaksana dengan baik.

– Menyusun laporan mengenai perkembangan tugas atau proyek yang sedang berjalan.

Seorang Personal Assistant diharapkan memiliki kemampuan untuk melakukan banyak tugas sekaligus, beradaptasi dengan berbagai situasi, dan menjaga efektivitas di bawah tekanan. Peran ini sangat penting dalam memastikan kelancaran operasional sehari-hari atasan, sehingga banyak perusahaan mencari kandidat yang memiliki kombinasi keterampilan administratif dan interpersonal yang kuat.